企业全套参展准备（越南塑料展为类）

一、证件资质类（入境 + 布展通关必备，提前 2 个月办理）

人员出境证件

护照：有效期≥6 个月，至少 2 页空白签证页，原件 + 复印件 2 份

越南商务电子签（禁止旅游签洽谈业务）：展会邀请函、公司盖章派遣函、营业执照翻译件、2 寸白底照片

辅助材料：往返机票行程单、展馆酒店预订单、境外保险单

展会主办方文件

展位合同、缴费水单、展位确认函（纸质打印随身带）

参展人员胸卡、布展证线上提前申领

搭建报备：标摊无需，光地需提交展位效果图、用电设备报备表、搭建商资质

展品清关文件（塑胶展核心

ATA 单证册（大型设备 / 样品需回国必办，免关税）

中英越三语展品清单、形式发票（标注 “仅展览，不售卖”）

塑胶原料 / 机械质检报告、环保认证、材质检测证书复印件

证件文件收纳清单

二、样品展品筹备（塑胶行业专属，提前 1.5 个月打包）

样品选型

主力爆款塑胶原料、改性塑料、注塑 / 挤出模具、小型成型设备、塑胶成品件

新品、适配越南包装 / 建材 / 汽配市场样品，每个规格备 2-3 套备用件

包装运输规范

木箱 / 铝箱防震包装，外箱标注唛头：展会名、公司、展位号、易碎标识

小件样品随身登机，大型机械走海运，预留 45 天物流周期

现场陈列配套

样品分层展示架、产品标签（中英越参数、材质、产能、MOQ）

设备演示电源线、小型工具（螺丝刀、扎带、清洁布）

样品电子设备配套

三、宣传商务物料（获客核心，开展前 1 个月印刷）

纸质宣传品

中英越三语画册、单页（塑胶机械 / 原料参数、工厂实力、合作案例）

双语名片（500 张以上，印展位号、WhatsApp、邮箱）

空白报价单、意向合同、客户信息登记表

展位视觉物料

易拉宝、海报、背景喷绘（突出节能塑胶、再生料、低成本优势）

LOGO 手提袋、产品小样品礼品、定制 U 盘、商务笔记本

电子资料

电脑 / 平板循环播放工厂视频、设备生产演示片

U 盘备份全套资质、报价、图纸，方便现场发送客户

四、展位搭建与现场物资

标摊配套增租

额外射灯、层板、锁柜、大功率插座（塑胶设备用电量大）

洽谈桌椅、垃圾桶、地毯、收纳储物箱

现场工具耗材

胶带、剪刀、美工刀、订书机、马克笔、计算器

清洁湿巾、除尘喷雾（塑胶样品易积灰）

转换插头（越南两孔欧标）、多功能排插、2 万毫安内充电宝

五、参展人员个人后勤物资

穿搭用品

统一商务工装 / 衬衫、2 双软底平底鞋（每日站立 8 小时 +）

日常耗材

润喉糖、便携水杯、折叠小板凳、纸巾、消毒湿巾

常备药品：肠胃药、创可贴、感冒药、驱蚊液（越南湿热）

通讯支付

境外流量随身 WiFi、越南盾小额现金、VISA 信用卡

名片收纳盒、笔记本、签字笔两套

六、展前营销与人员分工（提前 1 个月启动）

客户邀约

老客户 WhatsApp / 邮件一对一邀约，告知展位号、展会新品福利

越南本地塑胶加工厂、贸易商批量群发观展邀请

团队分工培训

洽谈岗：负责报价、商务谈判

技术岗：讲解塑胶设备、原料配方、工艺参数

后勤岗：物料管理、客户登记、拍摄素材

培训：越南市场塑胶需求、英文专业术语、基础越南沟通短句

七、物流、差旅、后勤统筹

展品物流：委托展会指定货代，海运提前 45 天发货，留存运单原件

行程预订：开展前 15 天锁定展馆周边酒店、往返机票

预算备用金：预留 10% 应急资金（展馆增租、物流加急、现场杂费）